بررسی مختصر رویکرد چابک در مدیریت پروژه

متدولوژی چابک(Agile) یک روش مدیریت پروژه است که بر انعطاف پذیری، همکاری و توسعه مکرر تاکید دارد. این روش مدیریت پروژه در پاسخ به محدودیت‌های رویکردهای مدیریت پروژه سنتی، توسعه یافت.

رویکرد چابک برای افراد و تعاملات بین آنها و همچنین همکاری با مشتری و پاسخ به تغییرات ارزش قائل است. مانیفست چابک که در سال 2001 توسط گروهی از متخصصان توسعه نرم‌افزار ایجاد شد، ارزش‌ها و اصول کلیدی این روش را تشریح می‌کند.

رویکرد چابک اغلب در پروژه های توسعه نرم افزار استفاده می شود، اما می توان آن را برای طیف گسترده ای از پروژه ها در هر صنعتی اعمال کرد. هدف چابک ارائه سریع محصولات یا خدمات با کیفیت بالا و در عین حال بهبود مستمر و انطباق با نیازهای متغیر مشتری و شرایط بازار است.

یکی از ویژگی‌های کلیدی این رویکرد استفاده از دوره های کوتاه اسپرینت(sprint) است(معمولاً 1-4 هفته) که طی آن یک تیم روی مجموعه خاصی از وظایف یا ویژگی‌ها کار می‌کند. در پایان هر اسپرینت، تیم یک محصول یا نمونه اولیه را ارائه می‌کند که می‌تواند توسط ذینفعان(stakeholders) بررسی و آزمایش شود.

رویگرد چابک همچنین بر همکاری و ارتباط بین اعضای تیم و ذینفعان، با جلسات مکرر و دریافت بازخورد تأکید می کند تا اطمینان حاصل شود که همه از وضعیت پروژه مطلع هستند و پروژه به درستی پیش می رود.

به طور کلی، چابک رویکردی منعطف و سازگار برای مدیریت پروژه است که رضایت مشتری، همکاری تیمی و بهبود مستمر پروژه را در اولویت قرار می دهد.

مزیت های بکارگیری از رویکرد چابک

چندین مزیت برای اتخاذ رویکرد چابک برای مدیریت پروژه وجود دارد:

1. تحویل سریعتر: رویکرد چابک بر ارائه نرم‌افزار یا محصولاتی است که با تغییرات و پیشرفت های جزئی و درطول استفاده کامل می‌شوند. این امر به تیم‌ها اجازه می‌دهد در مراحل اولیه، بازخورد مشتریان و ذینفعان را دریافت کنند. این بدان معنی است که تیم ها می توانند به سرعت هر گونه مشکلی را شناسایی و اصلاح کنند و زمان کلی تحویل را کاهش دهند.
2. افزایش انعطاف پذیری: روش چابک به گونه ای طراحی شده است که انعطاف پذیر و پاسخگو به نیازهای در حال تغییر باشد. با پیشرفت پروژه، ذینفعان ممکن است ویژگی ها یا تغییرات جدیدی را که باید ایجاد شوند شناسایی کنند. تیم های چابک می توانند به سرعت برنامه ها و اولویت های خود را برای تطبیق با این تغییرات تنظیم کنند، بدون اینکه خط زمانی کلی پروژه را مختل کنند.
3. همکاری بهتر: روش چابک بر همکاری و ارتباط بین اعضای تیم و ذینفعان تاکید دارد. جلسات مکرر و جلسات بازخورد تضمین می کند که همه در راستای اهداف و پیشرفت پروژه هستند، که منجر به نتایج بهتر می شود.
4. بهبود کیفیت: با ارائه نرم‌افزار در دوره های زمانی کوتاه و آزمایش مداوم، تیم‌های چابک می‌توانند مشکلات را در مراحل اولیه شناسایی و تصحیح کنند. همین باعث می‌شود محصولات با کیفیت بالاتر تولید شوند و وجود مشکلات در نرم افزار را کاهش می‌دهد.
5. رضایت مشتری: با توجه به اینکه در روش چابک تعاملات با مشتری بسیار بالاتر است، نیازهای پروژه بادقت و جزئیات بیشتری مشخص می‌گردند. درنتیجه محصول تولید شده مطابق با نیاز مشتری خواهد بود. 

متدولوژی های چابک

متدولوژی های مبتنی بر چابک مجموعه ای از شیوه ها و اصولی هستند که بر ارائه پروژه ها به روشی انعطاف پذیر تمرکز دارند. در ادامه با محبوب ترین متدولوژی های مبتنی بر چابک آشنا می‌شویم:

1.  اسکرام: اسکرام یک چارچوب محبوب برای مدیریت پروژه چابک است. در اسکرام، یک تیم در هر اسپرینت‌ محصول را تکمیل و به قابلیت های آن می‌افزاید. این تیم هر روز در یک جلسه ایستاده(stand-up meeting) برای پیشرفت پروژه تبادل اطلاعات می‌کنند. همچنین در پایان هر اسپرینت یک جلسه در جهت بررسی اسپرینت به اتمام رسیده و نگاه به سرگذشت آن برگذار می‌شود. اسکرام برای پروژه های پیچیده با تیمی کاملاً مشخص، مخصوصا پروژه های توسعه نرم افزار بسیار مناسب است.
2. کَنبَن(Kanban): کنبن یک سیستم مدیریت فرآیندها بصورت بصری است که به تیم ها کمک می کند تا گردش کار خود را مدیریت کنند. در کنبن، وظایف افراد به صورت کارت روی یک تخته نمایش داده می شوند و هر کارت نشان دهنده یک کار یا فعالیت است. تخته به ستون هایی تقسیم می شود که نشان دهنده مراحل گردش کار است. این مراحل شامل "برای انجام(To-Do)"، "درحال انجام(Doing)" و "انجام شده(Done)" است. کنبن برای پروژه هایی که جریان کاری مداوم دارند، مانند نگهداری یا پشتیبانی نرم افزار، بهترین گزینه است. همچنین برای تیم هایی که نیاز به مدیریت چندین اولویت و کار بر روی چندین پروژه به طور همزمان دارند مفید است.
3. لین(Lean): لین روشی است که هدف آن به حداکثر رساندن ارزش و در عین حال به حداقل رساندن ضایعات در فرآیندهای تجاری است. این روش شامل شناسایی موارد ارزشمند برای مشتری، ترسیم کل فرآیند از ابتدا تا انتها و شناسایی هر گونه زمینه اتلاف یا ناکارآمدی است. هدف اصلی آن بهبود مستمر فرآیند تکامل پروژه با حذف ضایعات، کاهش زمان چرخه و افزایش کارایی است. لین را می توان در هر صنعت یا فرآیندی، از تولید گرفته تا توسعه نرم افزار، اعمال کرد.

عناصر تشکیل دهنده یک پروژه چابک عبارتند از:

اعضای تیم: تیم پروژه چابک معمولاً شامل مالک محصول، اسکرام مستر و تیم توسعه است. مالک محصول مسئول اولویت بندی احتیاجات محصول، تعریف الزامات و پذیرش یا رد نتایج کار است. اسکرام مستر فرآیند اسکرام را تسهیل می کند و تضمین می کند که تیم از اصول و شیوه های رویکرد چابک پیروی می کند. تیم توسعه مسئول برآورده کردن احتیاجات و توسعه پروژه است.

جلسات: پروژه های چابک معمولاً دارای چهار جلسه کلیدی هستند:

• برنامه ریزی اولیه اسپرینت(Sprint Planning): در شروع هر اسپرینت، تیم برای برنامه ریزی گرد هم می آیند. آنها در مورد موارد عقب مانده محصول بحث می کنند و مواردی را انتخاب می کنند که می تواند در اسپرینت تکمیل شوند.
• جلسات ایستاده(Stand-up meeting): یک جلسه ایستاده روزانه که در آن تیم در مورد پیشرفت و برنامه های روزانه خود صحبت می کند.
• بررسی اسپرینت(Sprint Review): در پایان هر اسپرینت، تیم کار تکمیل شده را نشان می دهد و بازخوردی از ذینفعان دریافت می کند.
• نگاه به گذشته(Sprint Retrospective): جلسه ای پس از اتمام هر اسپرینت برای نگاه به فرصت هایی که در اسپرینت گذشته وجود داشتند و یا مشکلاتی که در اسپرینت گذشته بوجود آمدند، درجهت به‌کارگیری از این تجربیات در اسپرینت بعدی برگذار می‌شود.

داشته های پروژه: پروژه های چابک معمولاً از داشته های زیر استفاده می کنند:

•  Backlog محصول: فهرست اولویت بندی شده از موارد کاری که باید انجام شوند.
•  Sprint Backlog: فهرستی از موارد کاری انتخاب شده برای اسپرینت فعلی.
•  هدف اسپرینت: عبارتی واضح و مختصر که هدف اسپرینت فعلی را مشخص می کند.
•  Working Software: یک نرم افزار کاملا کارا و تست شده که در پایان هر اسپرینت تحویل می‌شود.

در نهایت اگر بخواهیم بصورت خلاصه رویکرد چابک در مدیریت پروژه را شرح دهیم میتوانیم بگوییم که چابک یک رویکرد بسیار موثر برای توسعه نرم افزار است که بر همکاری، انعطاف پذیری و بهبود مداوم محصول تأکید دارد. اصول و شیوه های چابک را می توان بر اساس نیازها و محدودیت های هر سازمان یا پروژه تطبیق داد. با بکارگیری از روش چابک، تیم‌ها می‌توانند نرم‌افزاری را ارائه دهند که نیازهای مشتریان خود را سریع‌تر و با کارایی بیشتر برآورده می‌کند، در حالی که فرهنگ همکاری، آزمایش و بهبود مستمر را نیز تقویت می‌کند.